【Googleドキュメント】「ファイルの移動」を初心者向けにわかりやすく解説！

Googleドキュメントの「ファイルの移動」機能は、作成した文書をGoogleドライブ内の特定のフォルダに移動させることができる機能。

「ファイルの移動」機能を利用することで、文書を特定のフォルダに整理して、必要な文書をすぐに見つけることができるんだ。

また、共有設定が異なるフォルダに文書を移動させることで、文書のアクセス権を管理することもできるよ。

この記事では、Googleドキュメントのファイルって移動できるの？
どうすればできるの？
という人に向けて、ファイルを移動する方法をわかりやすく解説していくね～。

「ファイルの移動」の手順

具体的な手順を紹介するね。

１）Googleドキュメントで開いている文書の「ファイル」メニューをクリックする。

２）ドロップダウンメニューから「移動」を選択する。
または、タイトルの横にある「移動」アイコンをクリックでもOK。

３）移動先のフォルダを選択して、「移動」ボタンをクリックする⬇⬇⬇

４）アクセス権を引き継げない旨のメッセージが出て、ここで再度「移動」をクリックする⬇⬇⬇

これで、文書が新しいフォルダに移動するよ。

この「移動」機能は、文書の整理や管理しやすくなるんだ。
また、Googleドキュメントの文書は自動的にGoogleドライブに保存されるため、この操作でGoogleドライブ内での文書の位置を変更することができるんだ。

この「移動」操作はGoogleドキュメント上で行われ、文書自体の内容や形式には影響を与えないよ。

この機能を使うことで、文書を効率的に管理して、必要な文書をすばやく見つけることができるんだ。

Googleドキュメントの操作は基本的にインターネット接続が必要だけど、オフラインで編集した場合も、次回接続時に編集内容が反映されるんだ。

このような機能により、Googleドキュメントはどのデバイスからでも安全に文書を管理できるツールとなっているよ。

オフラインで編集する場合は、
「ファイル」をクリック＞「オフラインで使用可能にする」をクリック
これで、オフラインでの使用ができるようになるよ。

元に戻すときは、
「ファイル」をクリック＞「オフライン アクセスを削除」をクリック
これで元の状態に戻るから、変更内容など自動的に保存されるよ。

 元のドキュメントとは別のファイルとして保存したい場合は⬇⬇⬇
「ドキュメントのコピーを作成する」方法をわかりやすく解説！【Googleドキュメントの使い方】

 必要な形式を選んでドキュメントをダウンロードしよう！
ドキュメントのダウンロードの仕方を画像付きでわかりやすく解説！【Googleドキュメントの使い方】

「ファイルの移動」はこんな場面で役に立つ！

１）プロジェクト管理
異なるプロジェクトやクライアントごとにフォルダを作成して、関連する文書をそれぞれのフォルダに移動することで、プロジェクトの管理がしやすくなるよ。

２）共有と協力
特定のフォルダに文書を移動し、そのフォルダをチームメンバーやクライアントと共有することで、協力作業がスムーズに行えるよ。

３）変更履歴の管理
文書のバージョンを管理するために、「下書き」、「レビュー中」、「最終版」などのフォルダを作成して、文書の状態に応じて適切なフォルダに移動すると、管理がしやすいよ。

４）アーカイブ
完了したプロジェクトや古い文書を特定のアーカイブフォルダに移動することで、現在進行中の作業を邪魔することなく、必要なときに過去の文書にアクセスできるよ。

紹介した例は一部だけど、使用する側のニーズに合わせて、Googleドキュメントの「ファイルの移動」機能を活用することで、効率的な文書管理ができるんだ。

また、Googleドキュメントはクラウドベースのサービスであるため、どのデバイスからでもアクセスできて、作業の柔軟性を高めてくれるのは嬉しいね。

３）変更履歴の管理とは

変更履歴とは、ファイルの更新履歴を記録しておく機能のこと。

Googleファイル形式の場合、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのファイルは、自動的に変更履歴を保存するよ。

方法は、
「ファイル」をクリック＞「変更履歴」を選択

これで変更した日時やユーザー、変更箇所を確認できるよ。
また、任意の版に名前をつけたり、以前の版に復元したりすることもできるよ。

Googleドキュメントの「変更履歴の管理」を活用すると、ファイルの管理を効率化したり、バックアップをしたり、変更点を比較したりすることができるよ。

Googleドキュメントの時計マークから「変更履歴」を見ることができるよ！
ドキュメントの変更履歴とは？初心者向けにわかりやすく解説【Googleドキュメントの使い方】

４）アーカイブとは

Googleドキュメントの「アーカイブフォルダ」とは、特定のドキュメントを保存しておくためのフォルダのこと。
これは、Googleドライブ上で自由に作成できるよ。

アーカイブフォルダの作成方法を紹介するね。

１．アーカイブしたいGoogleドキュメントを開く。

２．画面左上のファイル名の右側に表示されている、「移動」アイコンをクリックする。

３．出てきた画面の「現在の場所」の右にある「フォルダ名」をクリックすると、左下にフォルダの形をしたアイコン（「新しいフォルダ」アイコン）が出る。
そのアイコンをクリックする。⬇⬇⬇

４．テキストボックスに、新しくフォルダ名を入力する＞作成をクリック

以上の手順で、Googleドキュメントのアーカイブフォルダを作成して、その中に文書を保存することができるよ。

「コメントを追加」って、なにができるの？そんな疑問も解決できるよ！
Googleドキュメントで「コメントを追加」する方法を簡単に解説！【誰でもできる】

「ファイルの移動」をする際の注意点

「ファイルの移動」を行う際の注意点はこちらだよ。

このような注意点を把握しておくことで、Googleドキュメントの「ファイルの移動」をスムーズに行うことができるよ。

AIを搭載した最新のGoogle検索機能の使い方はこちらの記事を参考にしよう！
『SGE』ってなに？｜Google検索が生成AIを搭載！誰でも使えるSGEの始め方

まとめ

この記事では、Googleドキュメントで「ファイルを移動」する方法について、初心者の方でもわかるように紹介してきたよ。

この機能を活用して、作業効率を向上させていこう！

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