初心者必見！Googleフォームで回答を確認する基本操作と便利な使い方

Googleフォームを使ったアンケートや回答収集、上手に管理できていますか？

初心者の方にとって、「回答をどこで確認するのか」「メールで通知を受け取る方法」など、最初は戸惑うことも多いですよね。

この記事では、Googleフォーム初心者でも簡単にできる回答確認の基本操作から、スプレッドシートの活用方法、回答率を上げる工夫まで、ポイントをわかりやすく解説します！

Googleフォームの回答を確認する方法

１）Googleフォームを開く

Googleフォームのホームページ（Googleフォーム）を開きます。

回答を確認したいフォームをクリックします。
フォーム一覧が表示されるので、目的のフォームを探して選びましょう。

２）回答を確認する場所を探す

Googleフォームの回答を確認するための場所はとてもシンプルです。

1. 画面上部にある「回答」タブをクリックします。
2. 「回答」タブを開くと、回答内容が表示されます。

Googleフォームでは、回答データを3つの形式で表示できるようになっています。

３）回答の形式を選んで詳細をチェック

Googleフォームでは、回答を3つの形式で確認できます。それぞれの特徴を見ていきましょう

• 概要
  • 回答全体の統計をグラフや数値で確認できます。例えば、「何人がこの選択肢を選んだか」や「割合」などが一目でわかります。
    
• 質問
  • 各質問ごとの回答を一覧で表示します。特に同じ質問に対する答えを比較したい時に便利です。
    
• 個別
  • 回答者ごとに入力された内容を1件ずつ詳細に確認できます。「誰がどのように回答したのか」をしっかり把握したい時に使いましょう。

初心者の方でも、この手順に沿って操作を進めれば、Googleフォームで簡単に回答を確認することができます。
画面の構成もシンプルなので、慣れてくるとスムーズに使いこなせるようになりますよ。

回答が届いた際にメール通知を設定する方法

１）メール通知を設定する方法

Googleフォームで回答が届いたらすぐに通知を受け取れるように設定します。

1.フォーム画面の「設定アイコン（歯車マーク）」をクリック

• Googleフォームの右上にある「設定アイコン（歯車マーク）」をクリックします。
• 歯車のマークが見つからない場合は、画面右上のメニューを探してみてください。

2.「設定」画面を開く

• 「設定」画面が開いたら、「プレゼンテーション」タブを選びます。

3.「メール通知を受け取る」をオンにする

• 「プレゼンテーション」タブ内にある「メール通知を受け取る」をオンにします。
• チェックボックスにチェックを入れるだけで設定は完了です。

２）どんな通知が届くの？

設定が完了すると、以下のような通知がメールで届きます。

• 回答があったタイミングで即時通知
  • 回答が入力されるとすぐにメールが届くので、フォームを何度も開く必要がありません。
• メールに回答確認用リンクが添付
  • メール内にはGoogleフォームのリンクが貼られています。クリックするだけで簡単に回答内容を確認できます。

この設定をしておけば、忙しい時でもフォームを開く手間が省け、回答の見落としを防ぐことができます。

Googleフォームの回答をスプレッドシートで管理する方法

１）スプレッドシートにエクスポート

Googleフォームで集めた回答を、一覧形式で見やすくまとめたい場合は、スプレッドシートにエクスポートするのがおすすめです。

1.Googleフォームの「回答」タブを開く

• 画面上部にある「回答」タブをクリックしてください。

2.スプレッドシートのアイコン（緑色の四角いマーク）をクリック

• 「スプレッドシートで回答を表示」と書かれているアイコンをクリックします。

3.新しいスプレッドシートを作成するか、既存のシートに追加するか選択

• どちらかを選び、「作成」を押せば、回答がスプレッドシートに移行されます。

4.スプレッドシートで確認

自動的にGoogleスプレッドシートが開き、回答が行ごとに整理されて表示されます。

２）スプレッドシートの活用

スプレッドシートにエクスポートした後は、データを整理して効率的に活用できます。

1.行や列を使ってデータを整理

• 回答が「名前」「メールアドレス」「質問内容」のように列ごとに分かれているので、目的の項目がすぐに見つかります。

2.データを並び替え

• 例えば、「日付順」「名前順」にデータを並び替えたい場合は、該当する列を選んで「並び替え」機能を使います。

3.フィルターを使って絞り込む

• 特定の条件に合ったデータだけを表示したい時は、フィルター機能が便利です。例：「特定の回答者のデータだけを見たい」「特定の選択肢を選んだ人だけを確認したい」など。

スプレッドシートにエクスポートすれば、フォームの回答を一目で確認でき、並び替えや分析も簡単に行えます。

Googleフォームの回答を共有する方法

１）共同編集者を招待する方法

Googleフォームを他の人と共有し、一緒に編集や確認を行いたい場合は、共同編集者を招待します。

• 「送信」ボタンをクリック
  • Googleフォームの画面で右上にある「送信」ボタンをクリックします。
    
• 「共同編集者を追加」を選択
  • 表示されたメニューで「共同編集者」や「ユーザーを追加する」オプションをクリックします。
    
• 編集権限を持たせたいメンバーのメールアドレスを入力
  • 編集権限を持たせたいメンバーのメールアドレスを入力します。複数の人を追加する場合は、メールアドレスをカンマで区切って入力します。
    
• 権限を選んで招待を送信
  • 必要に応じて「編集者」や「閲覧者」の権限を選び、招待を送信します。

２）スプレッドシートで共有する方法

Googleフォームの回答をスプレッドシートにエクスポートして、データを共有することもできます。

• Googleスプレッドシートの画面を開く
  • まず、Googleフォームの「回答」タブからスプレッドシートにエクスポートします。
    
• 「共有」ボタンをクリック
  • スプレッドシートの画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。
    
• 共有リンクを発行
  • 「リンクを知っている全員がアクセスできる」を選びます。これで簡単に共有できます。
    
• 権限を設定
  • 「閲覧者」：データを確認するだけで編集は不可。
  • 「編集者」：データの追加や変更が可能。
    
• 共有リンクをコピーして送信
  • 共有リンクをコピーして、メールやチャットで送信すれば共有が完了します。

Googleフォームの回答率を上げるためのコツ

１）デザインの工夫

• ターゲット層に合わせたデザイン:
  • 若い層向けには明るい色やシンプルなデザイン、ビジネス層には落ち着いた色とフォントがおすすめです。
  • デザインが回答者の好みに合うと、親しみやすさや信頼感が生まれます。

２）質問を減らして簡単に

• 質問項目を絞る:
  • 質問が多すぎると回答者が「面倒だな…」と感じてしまいます。本当に必要な質問だけを残し、項目を厳選しましょう。
• 必須項目も最小限に:
  • 必須項目を減らすことで、回答者の負担が軽くなり、途中で離脱される確率が下がります。

３）個人情報の扱いを明記

• 個人情報の取り扱いを明確にする:
  • フォームの冒頭に「収集した個人情報は〇〇の目的で使用し、それ以外には利用しません。」などと記載しましょう。
  • 情報の使い道が分かれば、回答者の不安が解消され、信頼して回答してもらいやすくなります。

４）選択肢を分かりやすく

• 回答しやすい選択肢を用意:
  • 「はい」「いいえ」よりも具体的な言葉を使うと分かりやすいです。例：「非常に満足」「少し満足」「どちらともいえない」「不満」「非常に不満」
  • シンプルで具体的な選択肢は、回答者が迷わず選べるので、離脱の原因を減らせます。

５）ログイン不要に設定

• ログインなしで回答可能に設定:
  • Googleフォームの「設定」タブを開き、「ログインを必須にする」のチェックを外します。
  • これで誰でも気軽に回答できるようになり、ログインの手間を感じさせないようにします。

回答率を上げるには、回答者の「負担を減らす工夫」と「安心して答えられる環境づくり」が大切です。初心者の方でも、デザインや質問項目を少し工夫するだけで、結果に違いが出てきます。

回答者が自分の回答を確認できる設定方法

１）回答確認用メールを有効にする

Googleフォームで回答者が自分の回答を後から見直せるように、確認用メールを送信する設定ができます。

• Googleフォームの「設定」タブを開く
  • 画面上部にある「設定」タブをクリックしてください。
    
• 「回答のコピーを送信」をオンにする
  • 設定メニュー内の「回答のコピーを送信」にチェックを入れます。
    
• オプションを選ぶ
  • 「常に送信する」か「回答者が選択できる」オプションを選びます。
  • これにより、回答者に自分の回答が必ずメールで送られるか、選べるようになります。

２）回答者に安心感を与える

回答者は自分が入力した内容を後からメールで確認できます。

• 後で見返せる安心感
  • 「きちんと回答が送信されたかな？」という不安を解消し、信頼感を高めることができます。
    
• 回答の控えが手元に残る
  • 回答者が後から情報を確認したい時にすぐ見直せるため、安心してフォームに答えやすくなります。

まとめ：Googleフォーム回答確認をもっと簡単に！

Googleフォームでは、簡単な設定や工夫を取り入れることで、回答内容の確認がスムーズになります。

• 回答のコピー送信をオンにすることで、回答者自身が入力した内容を後から確認でき、安心して回答してもらえます。
• フォームの設定や共有方法を見直すと、作業が効率的になり、回答率もアップしやすくなります。

これらの設定は難しい操作がなく、初心者でも手順通りに進めればすぐに実践できます。Googleフォームを上手に使いこなして、回答の確認や管理をもっと簡単にしていきましょう！

少しずつ機能を試しながら慣れていけば、さらに便利に活用できるようになりますよ。