⚫メールの返信文を考えると時間がかかってしまう・・・
⚫言葉や返信内容に迷って、なかなか返信ができない・・・
⚫せっかく時間かけて考えたのに、途中からなんだか文章がおかしくなっている・・・
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちこあ～～！
なんかおかしくなっちゃった。ちょっと書き直そ。
う～ん、返事がうまくまとまらないよー・・・。
メールに返信するだけなんだけど、もう20分くらい手間取ってるわ～(T_T)
リサーチャー🔰まるおえ！？
メールの返信って、そんなに大変なんすか？
⚫伝えたい内容さえまとまれば、文章が自動で作成される
⚫これまで返信文を考えていた時間が大幅に短縮できる
⚫文章の校正や添削もChatGPTがしてくれる
ChatGPTを使ったらもうメール返信で悩まない！
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちこまるおくん、知ってる？
ビジネスメール実態調査っていうのがあるんだけど。
リサーチャー🔰まるおなんすか、それ？
メールに実態調査って、なにを調べるんすか？
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちこ仕事で使うメールの利用状況と実態を調査してるんだって。
ビジネスメール実態調査2022よると、
・１日の平均が、送信「16.27通」、 受信「66.87通」
・1通読む時間が、平均1分24秒
・1通書く時間が、平均6分5秒
つまり、メールを読むだけで、1日1時間10分も時間を使っていて、
メールを書くだけで、1日1時間40分も時間を使っているんだって。
メールに関わっている時間は、なんと1日あたり約3時間もあるんだって(^_^;)
リサーチャー🔰まるおヒエ～。
メールだけで、ほぼ半日が潰れてる人もいるってことっすか。
それはもったいないわね！
AIを活用して、もっと楽できるようにしましょうよ！
ChatGPTでメールの返信文を作成するメリット
ChatGPTを使うと、受信したメールの内容をもとに、その返信となる文章を簡単に作成することができるのよ！
メールも1通や2通だったら返信するのにもそれほど手間はないかもしれないけど、今はLINEのやりとりも含めたら、1日に何十通ものやりとりをしているのが個人起業家さんの現状じゃないかしら。
メールの返信も、簡単なものから難しいものもあり、メールの返信文を考えるのも時間を要するわよね。
そんなとき、ChatGPT が助けになるの。
リサーチャー🔰まるおChatGPTでメールの返信文を作成することで、『自分には』どんなメリットがあるの？
私にも使えるの？って
み～んな、そんなふうに思ってんじゃないっすか？
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちこそうだね。私も最初はそうだったからわかる～。
でもさ、メールチェックだけでもまあまあ時間かかってない？
まして返信ともなると、内容によってはかなり考え込んじゃうんだよね・・・。
ChatGPTでメールの返信文を作成することで、こんなメリットが期待できるよ！
メールの返信文を作成する時間を短縮できる
メールの返信なら、ChatGPTを活用することで返信文を作成する時間を短縮できるわよ！
ChatGPTは、『プロンプト（質問文）』を入力するだけでテキストを出力してくれるツールなの。
これまでのように手作業でメールの返信文を作成していた場合、数分から数十分が返信にかかっていたんじゃないかしら？
でもChatGPTなら、メール返信文を瞬時に出力することが可能なのよ！
完ぺきな文章が出力されるとは限らないんだけど、わずかな手直しでメールを作成できるから、メールの返信にかかっていた時間をかなり短縮できるわよ。
文法チェックもChatGPTにお任せ
文章って、書いた後に読み返すと「なんだか文章がおかしいんだけど・・・」っていうことない？
それもChatGPTを活用することで、文法なども正しく整えてメールの返信文を作成できるのよ。
ChatGPTはAIが大量のテキストデータから学習し、自然言語処理によってテキストが出力される仕組みなの。
文章を書くことに慣れていない場合、文脈がズレてしまったり、間違った文法のメールになってしまうこともあるでしょ。
個人起業家の場合、メールに書かれた文章からどのような相手なのか判断される場合もあるから、文法や敬語の使い方が間違っていると、
・信頼できないと思われたり
・能力が低いと評価されたり
するかもしれないよね。
リサーチャー🔰まるおそれは残念っす(T_T)
一方でChatGPTなら、文章の校正や添削を指示することができるから、誤字・脱字だけでなくおかしな表現がないかもチェックできるの。
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちこそれは安心だ～！
ChatGPTにメールの返信を考えてもらう方法
ChatGPTでメールの返信文を作成するには、ChatGPTのアカウントが必要よ。
① ChatGPTのアカウントを作成して、ログインする
② プロンプトを入力して送信ボタンをクリックする
③ 内容を確認する
１つずつ解説していくわね。
ChatGPTのアカウントを作成、ログインする
まずはアカウントの作成から
・まずは⬆⬆⬆このリンクをクリックしてChatGPTへ！
・次に、⬇⬇⬇下の画像右上の（ChatGPTのトップ画面）【Try ChatGPT】をクリックしてね。
こちらからサインインしよう！⬇⬇⬇
- メールアドレスを入力する
- パスワードを入力する
- 確認メールを受け取ったら、メールに記載されているリンクをクリックする
- 氏名と生年月日を入力する
- 電話番号を入力する
- 「CREATE ACCOUNT」ボタンをクリックする
- Google アカウントまたは Microsoft アカウント、Appleアカウントでログインする
- 氏名と生年月日を入力する
- 電話番号を入力する
- ショートメッセージに認証番号が届く
- 認証番号を入力する
アカウント完成！！⬇⬇⬇
これで⬆⬆⬆無料版ChatGPTのアカウント登録は完了よ。
アカウントを作成できたら、公式ページの右上に表示されている「Log in」をクリックしてChatGPTにログインしてみよう。
まずは無料プランで使いはじめてみよう！
メールの返信を考えてもらうプロンプトを作る
ChatGPTにログインしたら、次はページ最下部にある「Send a message」⬆⬆⬆にプロンプトを入力して送信ボタンをクリックしよう。
プロンプトは、どのような返信文を出力したいのかを、AIが理解できるように具体的に書く必要があるの。
それに、プロンプトで文字数を制限したり、表現を指示したりすることも可能なの。
ChatGPTに漠然とした内容を入力すると、どのような状況にも当てはまるような曖昧な文章しか出力されないから、以下のような点を意識してプロンプトを入力することが重要よ。
《こんなことを意識してプロンプトにしてみてね》
・誰に対する返信メールなのか
・どのような状況なのか
・相手に何を伝えたいのか
・相手に何をしてもらいたいのか
・メールを返信する目的は何か
プロンプト例
・以下のメールにお断り（参加）したいので返信を考えてください。「メール本文」を添付
・具体的にメール返信文に織り交ぜてほしい内容。「メール本文」を添付
まずは、実際に返信文を依頼するプロンプトを送ってみよう！
１回目のプロンプト：
以下のメールが送られてきました。返信メールを作成してください。
メールへの回答は、「予定があるので参加できない」でお願いします。
明日なんですが、14:00〜16:00 〇〇駅が最寄りのHeart Spaceにて【公式LINE活用セミナー】開催します✨ 〇〇さんのお仕事に役立てたらと思いますが、ご予定いかがでしょうか？
《申込みフォーム》
⬆⬆⬆このプロンプトを送ってみたよ。
プロンプトの内容は、以下の２点。
・返信文を作ってほしい
・返信したいメール本文を添付
そして、ChatGPTから出力された返信文はこちら⬇⬇⬇
参加のご招待いつもお世話になっております。〇〇さんからのご招待、ありがとうございます。明日の2について、大変興味深い内容のようで、参加したい気持ちはとてもありますが、残念ながら明日は予定が詰まっており、14:00〜16:00の時間帯に別の予定が入っております。申込みフォームを拝見しましたが、この度は参加することが叶いません。次回の機会にぜひご一報いただければ幸いです。〇〇さんのお仕事に役立つセミナーに参加できないことを残念に思っておりますが、今後の活動にご成功をお祈りしております。何か他の方法で情報を共有できる際は、どうぞお知らせください。また、次回のイベントにはぜひ参加させていただければと思います。ご招待いただき、ありがとうございました。よろしくお願いいたします。よろしくお願いいたします。
[Your Name]
言葉がおかしいところが１箇所、重複した文章が１箇所（マーカー部分）。
それ以外にも、丁寧すぎる文章が、逆に回りくどい表現になりすぎている印象なので、そこを修正してもらおう！
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちここの出力に要した時間は３秒ほどだったよ！
はやーい！
２回めのプロンプト：
先ほど作成してもらったメール返信文ですが、丁寧すぎる文章が少ししつこく感じてしまいます。
もう少し柔らかい表現で、半分の文字数に修正してください。
『先ほど出力された文章を添付』
プロンプトの内容は、以下の２点。
・修正してほしい点
・１回目の出力文の添付
ChatGPTの返信文はこちら⬇⬇⬇
参加のご招待いつもお世話になっております。〇〇さん、ご招待ありがとうございます。明日の2に興味津々ですが、残念ながら明日は予定がいっぱいで、14:00〜16:00の時間帯に別の用事があります。参加できないこと、ごめんなさい。次回の機会に参加できることを楽しみにしております。〇〇さんのお仕事へのご成功を心よりお祈りしております。何か情報を共有する方法がありましたら、ぜひお知らせいただければと思います。また、次回のイベントに参加させていただけることを楽しみにしています。ご招待いただき、ありがとうございました。よろしくお願いいたします。[Your Name]
どうでしょうか？
先ほどの修正点は改善され、文章も短くなっています。
それでも多少、不自然に感じる箇所は手作業で修正することで充分使えそうですね。
※このあと、「句読点や改行を入れて読みやすくしてください」とプロンプトに入れて、ChatGPTに修正してもらうのもいいですね！
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちこ元になる文章がこれだけあったら、返信しやすい！
これを元に修正したり、より簡単な文章に要約するだけでいいなんて、考える時間を大幅に短縮できる上に、しっかりメールへの返信ができそうだね！
このようにしてできあがった修正文は、しっかり最終チェックをしてメールの返信文にしてね。
内容を確認する
ChatGPTは、膨大な量のテキストデータから学習したモデルであり、さまざまな文章を生成することができるのよ。しかし、生成された文章が必ずしも正確で適切であるとは限らないから、内容をしっかりと確認してから送信するようにしよう。
校正・添削
くり返しになるけど、ChatGPTにメールの返信文を考えてもらった場合、出力された文章の校正や添削は必ずしてね。
①内容の確認
②表現の確認
③誤字脱字の確認
①内容の確認
・相手に伝わりやすい内容になっているか
・誤解を招くような内容になっていないか
②表現の確認
・相手に合わせた表現になっているか
・学習データに偏りが出る可能性があるため、不適切な表現がないか
③誤字脱字の確認
・誤字脱字がないか
これらのポイントを押さえることで、より適切なメールの返信文を作成することができるわよ。
また、出力された返信文の校正や添削を、再度ChatGPTに依頼するのもありよ。
ChatGPTが生成した返信文は、再度、校正・添削を行うことで、より適切なメールの返信文を作成することができるわよ。
修正するのに時間がかかりそう・・・と思うかもしれないけど、実際にプロンプトを送信してから返信文が出力されるまでは数秒ほど、長くても十数秒ほど。
返信文が思いつかずに考え込む時間を思えば、ChatGPTにアイデアの元をもらって修正・確認をした方が断然早いわよ！
プロンプトがわからなければChatGPTに聞けばいい
もし、「プロンプトがわからない」という場合は、ChatGPTにプロンプトの書き方を聞いてみよう！
ChatGPTに聞けば、プロンプトの書き方例も教えてくれるわよ。
プロンプト例）
〇〇さんに△△を断るメール返信文のプロンプトを教えてください。
ここで出てきたプロンプトをコピペして、再度ChatGPTに送信してみよう。
生成された文章に納得がいかなければ、指示の仕方（プロンプト）を変えてみるといいわよ。
わからなければ、ChatGPTに何でも聞いてみよう！
ChatGPTでメールの返信文を作成するコツ・注意点
個人情報や機密情報は入力しない
ChatGPTには、個人情報や機密情報を入力しないようにしよう！
ChatGPTはユーザーが入力した情報からも学習する仕組みなの。機密情報が漏えいすれば、自分だけでなくお客さまへも大きな損害が発生するかもしれないから、くれぐれも注意をしてね。
履歴OFF設定を行うことで、ChatGPTで送信した文章が保存されなくなる。
①ChatGPTにログインする
②左下、自分のアカウント名の右にある「・・・」をクリックする
③「Settings」をクリックする
④「Data controls」の「Chat history & training」をOFFにする
おかしい表現がないかを確認する
ChatGPTはまだ開発中のモデルであり、学習データに偏りが出る可能性もあるの。
メールの返信文を自動的に生成してくれる便利なツールではあるけど、あくまでもツールであるため、最終的な内容の確認や表現の調整は、人間が行う必要があるのよ。
リサーチャー🔰まるおそうなんすね！
便利そうだけど、そこはちゃんと自分で確認がいるんすね。
フムフム。
Gmailでメール返信するなら「ChatGPT Writer」がおすすめ
ChatGPTではメールの返信文を作成できるけど、Gmailでメール返信するなら『ChatGPT Writer』というツールが、さらにメールの返信速度を向上させることができるのよ。
『ChatGPT Writer』とは、Gmailの新規メッセージの作成欄で返信文が自動生成される、GoogleChrome拡張機能よ。
ChatGPTを使ってメールに返信する場合、ChatGPTでメール本文を作成してメールソフトに貼り付ける必要があったわよね。
一方で、このChatGPT WriterならGmail上でメール本文を作成できるから、ChatGPTを起動しなくてもいいの。
リサーチャー🔰まるおそれいいっすね！
めんどくさがりのボクにはピッタリっす。
Gmail以外のメールソフトでは使うことはできないけど、GoogleスプレッドシートなどのGoogleサービス全般で利用することもできるのよ。
「ChatGPT Writer」のインストール
Chromeの拡張機能に「ChatGPT Writer」追加してみよう！
・『Chromeに追加』をクリックする
⬆⬆⬆これでChromeの拡張機能に追加は完了。
メールは意外と時間がかかってる？
この記事の冒頭でもメールに関わる時間について話したけど、メールの返信も簡単にできる返信もあれば、しっかり考えないと返信できないメールもあるよね。
そう思うと、１通書く時間は平均６分５秒とされていても、実際の返信にはもっとかかってしまう場合も多いんじゃないかな？
メールにかかる時間を音声で短縮する
集まる集客®総研リサーチャー びとうみちこメールの返信がChatGPTで効率的に書けるようになったら、日々の業務もかなり時短できそうだね！
リサーチャー🔰まるおそうっすね。
でもボク、読むのも時間かかるんすよ(T_T)
それなら、代わりに誰かに読んでもらったらいいわ。
音声でメールを聞けるサービスがあるのよ！
これまでメールを読んでいた時間を『音読』してもらうことで、かなり負担が少なくなるわよ。
音声で聞くことでより効率が上がる
音声でメールを聞くことは、ビジネスメールの読み書きをより効率的にする方法の一つよ。
音声で聞くことで、メールの理解度を高めることもできそうだし、画面を見ないでメールを読むため、文章の流れを把握しやすくなるわ。
時間の節約
メールを音声で聞くことで、画面を見ないでメールを読むことができるわよ。
そのため、忙しいときにも、手を止めずにメールをチェックすることができるの。
また、目で読むよりも速かったり内容が理解しやすいという点もあるかも。
マルチタスクの可能性
メールを音声で聞くことで、たとえば移動中や、家事をしながら、メールを読むこともできるわよ。
目の疲れの軽減
一日中スマホやパソコンの画面を見続けると、目ってかなり疲れるでしょ？
音声でメールを聞くことで、画面の明るさや、画面からの反射光による目の負担を軽減することもできそうね。
長時間スマホやパソコンに向かうことが多い人や、目の疲れを感じやすい人には、音声でメールを読むサービスがおすすめよ。
読み間違いや見落としを防ぐ
メールを音声で聞くことで、読み間違いや見落としが起こりにくくなるから、小さなミスも防ぐことができるわよ。
画面を見ないでメールを読むため、読み間違いするリスクを減らすことができるのも嬉しいわね。
音声でメールを聞くためには、スマートフォンやパソコンに搭載されている音声アシスタントを使ったり、《音読さん》などの専用ツールを使うことで、音声を簡単に聞くことができるわよ！
公式サイト：音読さん
テキストを貼り付けると音声が出力される
⬆⬆⬆上の画像のように、まずはテキストボックスに読みたい（読んでほしい）メールの本文を貼り付けてね。
数秒待つと、音声で読み上げてくれるわよ。
⬆上の画像は117文字の文章を貼ってみたの。
3秒ほど待ったら、すぐに音声が読み上げてくれたわよ。
読み上げてくれる音声も、ななみちゃん・だいちくん・アナウンサーなどレパートリー豊富だから、好みの声を選ぶのも楽しいかもね！
まとめ：AIをうまく使いこなしてメール返信を飛躍的に楽にしよう！
メールの返信は、仕事やプライベートで日常的に行う作業ですよね。ですが、大量のメールの返信をこなすのは、時間と労力がかかるもの。
そんなときに役立つのが、ChatGPTのようなツール。
メールの内容を入力するだけで、簡単に返信文を作成することができるんですから。
内容の確認や表現の調整は、人間が行う必要があるけど、AIをうまく使いこなすことで、メール返信を大幅に効率化することができるわよ。
家族との時間も大切にしながら、起業という選択をしている個人起業家さんにとって、時間はいのち。
ChatGPTを活用すれば、メールの返信文を短時間で作成できます。
この記事で紹介した内容や、作成するコツ・注意点を参考にして、メールの返信速度をアップさせ、より重要なタスクに大切な時間を使ってくださいね！
